Разрабатываем формы уведомления и заявлений.
Для того, чтобы начать переход на электронные трудовые книжки компании необходимо уведомить об этом каждого сотрудника под подпись. Унифицированной формы нет. Уведомление можно составить в свободной форме. Уведомление составляется в 2-х экземплярах. Один остается сотруднику, другой - работодателю. Уведомить всех работников (в том числе тех, кто находится в декрете, отпуске, на больничном) нужно до 30 июня 2020 года. Ниже приведен пример уведомления.
После получения уведомления работник должен написать одно из двух заявлений:
- Заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
- Заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
Заявление сотрудник пишет в свободной форме.
Если сотрудник по какой-либо причине не написал заявление до 31 декабря 2020 года, то продолжайте вести его бумажную трудовую наряду с электронной. Лицам, впервые начавшим трудовую деятельность с 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется только в электронном виде. (По информации Пенсионного Фонда России)
Меняем и дополняем ЛНА
Теперь бумажная трудовая книжка не является обязательным документом при приеме на работу. Проверяем локальные нормативные и вносим в них изменения и дополнения, касающиеся нового формата трудовых книжек.
Подаем отчет в ПФР
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, подавать в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников, на основании которых будут формироваться трудовые книжки.
Когда Вы подаете сведения о работнике первый раз, то наряду с кадровым изменением, указываете сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года.
Таким образом, первый отчет в ПФР нужно сдать не позднее 17 февраля 2020 года, так как 15 февраля выпадает на выходной день (при наличии кадровых изменений или после написания сотрудником одного из вышеуказанных заявлений).
Передавать сведения в Пенсионной Фонд необходимо по тем же средствам, что и иные отчеты, которые Вы передаете регулярно.
Начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности должны будут подаваться не позднее дня, следующего за изданием приказа о трудовой деятельности (прием, увольнение, перемещение и т.д.).
За несвоевременную сдачу отчетности или неверные сведения в ней Кодексом об административных правонарушениях предусмотрена следующая ответственность: "Неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений - влечет предупреждение должностных лиц. (Кодекс об административных правонарушениях, статья 5.27, часть 11 ). Данные поправки ступают в силу с 1.01.2020 года.
СЗВ-ТД и СЗИ-ТД
В связи с переходом на электронные трудовые книжки били разработаны две отчетности:
- СЗВ-ТД
- СЗИ-ТД
Отчетность СЗВ-ТД заполняется ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным, а с 2021 года не позднее следующего дня после кадрового изменения. Когда данная отчетность на работника сдается впервые, то помимо кадровых изменений в ней указываются все сведения из трудовой книжки по состоянию на 1.01.2020 года.
Отчетность СЗИ-ТД формируется и предоставляется по запросу работника. То есть данная форма - это и есть электронная трудовая книжка.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Все законопроекты, в том числе инструкции по заполнению отчетов представлены на сайте pfrf.ru/etk в разделе "Законодательство об электронных трудовых книжках.
Компания "Ваш отдел кадров" поможет Вам на всех этапах перехода на электронные трудовые книжки.
